Koivuniemen TYVI-palvelu

Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24 §:n sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 mukainen tietosuojaseloste ja informointi.

1. Rekisterinpitäjä

Kustannusosakeyhtiö Koivuniemi (jäljempänä "Koivuniemi")
Y-tunnus: 1540000-7
PL 72
02771 Espoo
Puh. 09 888 2800

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ville Mäntymaa
ville.mantymaa@koivuniemi.com
Puh. 09 888 2800

3. Rekisterin nimi

Koivuniemen TYVI-palveluiden asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käyttö- ja käsittelytarkoitus

Asiakasrekisteriin on merkitty palvelusopimuksen tehneiden asiakkaiden yhteystietoja. Rekisteröinnin perusteena on henkilön hänen edustamansa yrityksen edustajana tekemä sopimus Koivuniemen kanssa TYVI-palveluiden ja sen oheispalveluiden käyttämisestä. Tietoja käsitellään näiden palvelujen tuottamiseen ja toimittamiseen asiakkaalle, palvelujen kehittämiseen, laskutukseen sekä markkinointiin. Tietoja käsitellään lisäksi asiakkaan niin valitessa ilmoitusten lähettämiseen Verohallinnolle, laskujen lähettämiseen asiakkaan osoittamille vastaanottajille operaattorien välityksellä ja turvapostiviestien lähettämiseen sekä vastaanottamiseen.

Asiakkaiden lähettämien ilmoitustietojen, laskuaineistojen sekä viestien osalta, mukaan lukien näiden viestien vastaanottajatiedot ja vastausviestit, rekisterinpitäjä on asiakas. Koivuniemi on tietojen välittäjä ja henkilötietojen käsittelijä. Henkilötietojen käsittely perustuu Koivuniemen ja sen kanssa sopimuksen tehneen asiakkaan oikeutettuun etuun, jotta tiedonvälitys kolmansille osapuolille voidaan toteuttaa.

5. Asiakasrekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin merkitään seuraavat palvelusopimuksen tehneen asiakkaan tiedot:

  • Yrityksen tai yrittäjän nimi
  • Asiakkaan etu- ja sukunimi
  • Osoitetiedot mukaan lukien laskutusosoite, jos eri
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
Asiakkaan antamat henkilötiedot ovat sopimuksen tekemisen ja sen mukaisten palveluiden toimittamisen edellyttämä vaatimus eikä sopimusta voida tehdä eikä palveluita toimittaa ilman näitä henkilötietoja.

Sopimuksettoman turvapostipalvelun käyttäjän tiedoista palveluun tallennetaan sopimuksen tehneeltä asiakkaalta saatu viestin vastaanottajan sähköpostiosoite. Sitä ilman viestinvälitystä ei voida toteuttaa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan itse ilmoittamat tiedot.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Koivuniemi ei luovuta rekisterissä olevia tietoja kolmansille osapuolille.

Asiakas voi lähettää niin halutessaan palvelun kautta edellä mainittuja muita tietojaan:

  • Veroilmoituspalvelussa Verohallintoon
  • Laskupalvelussa verkkolaskun vastaanottajan operaattorille, tulostuspalveluntarjoajalle tai paperi-, sähköposti- tai verkkolaskun vastaanottajille
  • Turvapostissa osoittamilleen vastaanottajille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Palvelusopimukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaolon ajan ja kolme vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen tai niin kauan kuin tietoja tarvitaan esimerkiksi laskutusta tai muita lain mukaisia toimenpiteitä varten. Lähetetyt ilmoitukset, laskut ja turvapostiviestit poistetaan palvelusta kolme vuotta ja turvapostin liitteet kolme kuukautta niiden lähettämisen jälkeen.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikilla rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on rekisterinpitäjän myöntämä, tunnuksella ja salasanalla suojattu käyttöoikeus rekisterin tietoihin sekä välitettyjen aineistojen ja viestien tietoihin esim. virhetilanteiden selvittämistä varten. Nimetyillä henkilötietojen käsittelijöillä ja palvelun ylläpitäjillä on tietojen salassapitovelvollisuus. Asiakkaan yhteys palveluun on suojattu SSL-salauksella.

11. Rekisteröidyn asiakkaan oikeudet

Asiakkaalla on pääsy omiin tietoihinsa ja oikeus oikaista asiakasrekisterissä olevia tietojaan palvelun Omat tiedot -sivulla. Asiakkaalla on oikeus vaatia rekisterissä olevien henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai poistamista ja oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen ottamalla kirjallisesti yhteyttä rekisteriyhdyshenkilöön. Asiakkaalla on oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely irtisanomalla palvelusopimus palvelusopimuksessa kuvatulla tavalla ja sen määrittelemissä aikarajoissa.

Asiakas voi myös vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramainontaa varten joko klikkaamalla sähköisissä markkinointiviesteissä olevaa poistamislinkkiä tai ottamalla yhteyttä rekisteriyhdyshenkilöön.

Asiakkaalla on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän katsoo henkilötietojaan käsitellyn lainvastaisesti.

12. Sopimuksettoman turvapostipalvelun käyttäjän oikeudet

Sopimuksettomalla turvapostipalvelun käyttäjällä on pääsy palvelussa saamiinsa ja lähettämiinsä viesteihin ja mahdollisuus poistaa lähettämänsä viestit liitteineen niin halutessaan.

Muut vaatimukset sopimuksettoman turvapostipalvelun käyttäjän pitää osoittaa suoraan sille palvelusopimuksen tehneelle asiakkaalle, joka on lähettänyt tälle alkuperäisen viestin.

13. Automaattiset päätökset ja profilointi

Palvelussa ei tehdä automaattisia päätöksiä eikä profilointia.

14. Evästeet ja kävijöiden seuranta

Käytämme evästeitä sivustojemme sujuvan käytön mahdollistamiseksi, kävijäliikenteen seurantaan ja analysointiin ja kehittääksemme palveluidemme laatua. Evästeitä käytetään mm. istuntojen hallintaan, käyttäjämäärien sekä palveluun saapumissivujen ja palvelusta poistumissivujen analysoinnissa. Evästeiden käyttö on turvallista ja niiden avulla kerättävä tieto anonyymiä. Sivuston omien evästeiden salliminen selainasetuksissa on palvelun käytön edellytys.

Sivustomme hyödyntää Google Analytics -työkalua, joka tallentaa evästeisiin tietoa verkkosivustojemme käytöstä. Tietoja käytetään käyttäjän selailun analysoimiseen sivustoillamme ja raporttien laatimiseen sivustojemme tapahtumista. Nämä kolmannen osapuolen evästeet voi kieltää selaimen asetuksissa niin halutessaan.

Käyttämällä verkkosivustojamme hyväksyt kuvatun evästeiden käytön esitetyn mukaisesti.